学院首页一、合同管理总则
1、目的和依据
为加强合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护学院合法权益，降低办学成本，根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定，结合学院的实际情况，制定本制度。
2、适用范围
本制度适用于学院与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等。
3、合同管理原则
合同管理必须遵循依法办事，层层把关，跟踪监督，维护学院合法权益的原则。合同的签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章。
4、保守商业秘密，参与合同工作的有关人员，应当为学院保守商业秘密。
二、相关部门的合同管理职责
1、院办公室的主要职责
①认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例，依法保护本学院的合法权益。
②组织实施合同管理工作。
③协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与签订。
④做好合同统计、归档、保管工作。
2、业务部门（合同起草与执行部门）的主要职责
①根据本部门的工作需要在学院授权的范围内做好合同签订的前期工作。
②认真执行，并定期自查合同履行情况。
③在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系配合，发生问题及时向院领导汇报。
④本部门合同及相关资料的登记、收集、归档工作。
3、财务中心的主要职责
①加强与业务部门的联系，及时通报合同履行中的资金收付情况。
②做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议。
③配合院办公室做好合同管理工作。
三、合同签订的管理
1、学院对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以学院名义对外签订合同。
①合同总价款在5万元以内的，由业务部门草拟，分管院领导审核，经法人代表审阅，由法人代表授权（或口头授权支付），接受授权的人负责签订合同。
②合同总价款在5万-20万元以内的，由业务部门草拟，分管院领导审核，由院领导和相关部门负责人审阅会签，由法人代表签订或委托分管领导签订。
③合同总价款在20万元及以上的，由业务部门草拟，分管院领导审核，提交院办公会讨论后由院领导和相关部门负责人审阅会签，由法人代表签订。
④涉及学院商业秘密的合同，法人代表认为不必要由相关部门负责人审阅会签的和不必要提交院办公室讨论的，可以免除以上程序，但符合“三重一大”规定的按相关程序办理。
2、所有合同由院办公室盖章时留存一份原件并统一编号。
3、合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹(符号)清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。
4、订立合同，必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量和质量，价款和报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。
5、对于合同标的没有国家标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，交由学院分管领导保管。
6、签订合同时对对方当事人的履约能力没有把握的，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审查。
7、对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本学院所在地法院。
8、签订合同应当加盖学院的公章，单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
四、合同审签程序
1、签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。
① 对法人必须审查原件(必须有最近年检章)。
②对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格。
2、签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。
①代理人职务资格证明及个人身份证;
② 被代理人签发的授权委托书;
③ 代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。
3、签订合同前必须认真审查对方当事人的履约能力。
4、签订合同期应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。
5、合同承办人应将合同的副本（或复印件）一份及时送交本单位财务部门备案，作为财务部门收付款物的依据。
五、合同履行、变更和解除
1、合同履约管理
①学院分管领导全面负责合同的履行。合同承办部门和人员具体负责其订立合同的履行。
②在履行合同过程中，业务部门及时掌握进展情况，如发现问题，及时处理。
③合同完成必须经过严格的验收程序。对不符合制度和合同约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。
④合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的合同，财务部门应当在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。
⑤凡与合同有关的来往文书、电传、信函、QQ、电话记录都应作为履约证据留存。
2、合同的变更和解除
①合同变更必须有双方签字盖章的书面变更协议。
②我方遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方，同时积极采取补救措施，减少损失。
③发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，业务部门应当催促对方采取有效补救措施，收集、保存对方不履行合同的有关证据，及时向院领导报告。
④我方因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方达成变更或解除合同的协议。
六、合同纠纷处理
1、合同纠纷管理
①为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效内进行。
②发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当立即向单位负责人报告并向公安机关报案。
③业务部门负责，其他部门协作参加仲裁或诉讼。
④合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。
⑤合同发生纠纷后，需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的，应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。
2、合同纠纷处理程序
①发生合同纠纷，合同承办部门、人员应立即报告学院领导，业务部门负责，其他部门协助及时提供解决纠纷所需的相关材料。
②在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全。
③合同纠纷发生后，应当依法采取一切措施，积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请保全证据。
④向法院提供原始证据时，必须先行复制，并请求法院的承办人员出具证据收执，注明是原件。
七、合同资料管理
1、学院所有合同都必须统一编号，由院办公室妥善保管。
2、合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后三十日内，应将合同及相关资料移交院办公室并归档。
八、附则
1、凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给学院造成损失的，追究相关负责人和责任人的经济和行政责任。
2、本办法从学院办公会通过之日起执行。
